De uitdaging was voor Bird Larsen om een efficiënte planningstool te creëren waarbij de zaakvoerders een mooi overzicht hebben op de planning van alle projecten per team. Er moeten dus teams kunnen gemaakt worden die uit verschillende medewerkers bestaan zoals teamleader, meestergast en nog andere types. Deze teams moeten aan een deal kunnen toegewezen worden. Voor de werken van start gaan moeten nog een aantal zaken in orde gebracht worden zoals vergunningen of stellingen. Dit soort zaken moesten ook opgenomen worden in de planning tool zodat alles rond het project mooi gecentraliseerd kan gebeuren.

Om de deals van Teamleader binnen te halen in onze tool, legden we een connectie met Teamleader waarbij we alle informatie rond een deal gaan opslaan in onze database. Informatie zoals werfadres, referentienummer, klantgegevens en eventuele documenten komen mooi binnen in onze tool. Hiermee kunnen de zaakvoerders aan de slag om de planning van het project op te maken en de nodige teams aan dit project toe te wijzen. Elk teamlid krijgt dan in zijn individuele agenda de deals te zien waar hij/zij werd aan toegewezen. Zaken zoals vergunningen en de nodige stellingen worden bijgehouden op dealniveau, waardoor we nog een stap verder kunnen gaan dan de functionaliteiten die in Teamleader zitten. We houden per project overzicht in de verschillende fases waar het project zich in begeeft. Zo kunnen de zaakvoerders onmiddellijk zien welke projecten bezig zijn en welke op het punt staan van af te ronden. 

Een groot onderdeel van de oplossing is dat we het communicatie verkeer automatiseren. Dit gaat van mails naar het onthaal om de vergunningen te regelen, tot herinneringen naar de klanten dat we werken zullen opgestart worden. Tevens zitten er ook reminders naar de projectverantwoordelijken en naar de dienst bestellingen om de materialen te bestellen die nodig zijn voor de werken.